Community of Practice

Wat is een Community of Practice?

Een Community of Practice (CoP), of een praktijkgemeenschap, is een groep personen met een gemeenschappelijke interesse of een gemeenschappelijk werkveld die daarover kennis creëert, uitbreidt en deelt, door op regelmatige basis met elkaar in interactie te gaan (vrije vertaling uit Wenger Trayner).

Het gaat niet zozeer om dagelijks samenwerken, maar om informatie, ideeën en adviezen uitwisselen. De leden helpen elkaar bij het oplossen van problemen en geven elkaar feedback. Vaak vinden mensen het op persoonlijk vlak ook erg motiverend om anderen met dezelfde interesses te ontmoeten. En na verloop van tijd krijgt zo een groep een eigen identiteit.

CoPs zijn niet nieuw. Ze komen in het dagelijkse leven vaak voor. De Facebook groep om tips aan elkaar te geven over de opvoeding van kinderen, MeetUp bijeenkomsten om nieuwe skills rond bijvoorbeeld Liberating Structures en Sociocracy 3.0 te ontwikkelen, de fotoclub waar hobbyfotografen hun ervaringen uitwisselen over hoe ze de perfecte foto maken, de internetfora waar gamers hun trucjes en cheats delen, …

Daar waar mensen een gemeenschappelijke interesse hebben en van elkaar willen leren, ontstaan CoPs.

 Communities of Practice zijn de perfecte plaats om nieuwe vaardigheden te oefenen en ondersteuning te vragen in een veilige omgeving.

De kenmerken van een Community of Practice

CoPs bestaan in allerlei geuren en kleuren: van klein tot groot, geografisch verspreid of net niet, online of offline, gemixte profielen of allemaal dezelfde.

Sommige zien elkaar wekelijks, anderen communiceren via e-mail of spreken een paar keer per jaar af. Sommige vormen zich spontaan, anderen worden georganiseerd. Sommige zijn gesloten en laten enkel leden toe op basis van hun expertise. Anderen zijn open en dus toegankelijk voor iedereen die interesse heeft. Allerlei vormen zijn mogelijk en de een is niet beter dan de ander. Alles hangt af van de context.

Ook de benaming verschilt: lerend netwerk, praktijkgemeenschap,leergroep, kenniskring…

Communities of Practice hebben drie onderdelen gemeen

• Gedeeld kennisdomein – een Community of Practice is niet simpelweg een groep individuen of een netwerk van connecties. Ze hebben een gedeeld kennis- of interessedomein. Dit is het onderwerp dat hen samenbrengt en waarrond ze kennis delen. Dit domein dient voldoende breed te zijn, maar toch ook genoeg afgelijnd en concreet. Voor organisaties is het belangrijk dat het kennisdomein een antwoord kan bieden op uitdagingen, vraagstukken en problemen waar ze mee worstelen zodat er concrete resultaten kunnen geboekt worden.
• Gedeelde praktijk – de leden leren vaardigheden bij en passen deze in de praktijk ook toe. Ze delen wat werkt en wat niet werkt en helpen elkaar. Ze werken samen met elkaar. Ze delen hoe ze problemen aanpakken, enz.
• Interactieve community – een gedeelde interesse vinden is niet voldoende. Een andere noodzakelijke component is regelmatige interactie. De leden engageren zich in gedeelde activiteiten zoals forums, open spaces, seminaries, experimenten, enz.
  CoPs voeden relaties die gebaseerd zijn op respect en vertrouwen die helpen om mensen te laten groeien en ontwikkelen in een veilige omgeving. Doen ze niet niet, dan is er geen sprake van een Community of Practice.

Elke Community of Practice heeft ook een hoofddoel

De drie meest voorkomende hoofddoelen zijn:

• kennis delen en bijleren
• problemen oplossen
• vernieuwing brengen

Opgelet: als de Community of Practice die je in gedachten hebt een totaal ander hoofddoel heeft, vraag je dan eerst even af of een Community of Practice wel hetgeen is waar je naar op zoek bent. Misschien ben je wel op zoek naar een andere wendbare organisatievorm zoals een domein met eventuele sub domeinen en rollen uit Sociocracy of Holacracy.

De 3 niveaus van deelname aan een Community of Practice

We onderscheiden 3 niveaus van deelname aan een Community of Practice:

• De kerngroep – het hart van de community
• De actieve leden van de community – nemen frequent deel aan bijeenkomsten of brengen occasioneel zaken in
• De rand van de community –  ze volgen en doen sporadisch beroep op de kennis

CoPs zijn zelforganiserend en hun leden hebben de vrijheid om zelf te beslissen wat hun niveau van commitment op een bepaald moment is. Dit is een vloeiende en continue beweging waarin het niveau van deelname op een bepaald moment varieert van persoon tot persoon. Zo kan je bijvoorbeeld initieel starten als een toeschouwer in de rand van de community en evolueren naar een actieve deelnemer en misschien later zelfs de facilitator van de community worden.

Deze natuurlijke beweging van mensen doorheen verschillende communities en lagen van deelname is gezond. Dit zorgt ervoor dat nieuwe kennis binnenkomt en ideeën op een informele manier verspreid geraken.

De kerngroep

De kerngroep bestaat uit de meest actieve leden van de Community of Practice. Deze bevat o.a. de invulling van een aantal rollen:

• CoP Sponsor die vanuit de organisatie de business sponsor is van de CoP
• CoP Leider die samen met de leden de agenda bepaalt van de bijeenkomsten, leden verwelkomt, enz.
• CoP Coördinator die de uitnodigingen verstuurt, locaties regels, catering voorziet, enz.
• CoP Coach die verantwoordelijk is dat de CoP groeit in maturiteit, meer zelfsturend wordt, aan de vooropgestelde doelen tegemoet komt, enz.

De kerngroep bepaalt samen met de meest actieve leden ook het doel van de community, de rollen, de strategieën voor interactie, verzorgt de marketing en communicatie, enz.

Het succes van een Community of Practice hangt voor een groot stuk af van de toewijding en de inzet van de kerngroep. Hun huiswerk vóór de bijeenkomsten zetten de richtlijnen uit voor de meeting en heeft een grote impact op de leerresultaten van de andere leden.

De leden van de kerngroep:

• Hebben een goed begrip van het kennis -of interessedomein. Ze weten ook welke kennis nog ontbreekt en wat er nodig is in de toekomst. Ze proberen dit gat in kennis te overbruggen in de organisatie.
• Bouwen aan het netwerk tussen de leden. Ze weten wie te contacteren voor welk onderwerp.
• Zijn gerespecteerd door de andere leden van de community. Hun respect als leider verdienen ze door vrijwillig anderen te helpen, en door de kennis die ze hebben in het domein.
• Ze hebben voldoende tijd en geven ook prioriteit aan de community.
• Ze nemen actief deel aan de community meetings.

De actieve leden van de community

Dit zijn de leden die frequent deelnemen in de community. Zij brengen hun problemen, successen en lessons learned naar de community. 

Een aantal van hen neemt actief deel in discussies en probleemstellingen van andere community leden. 

Maar er zijn ook deelnemers die dat veel minder doen. Dit wil echter niet zeggen dat ze niet geïnteresseerd zijn. Dit zijn leden die eerder leren van anderen en er vooral bij zijn om zelf bij te leren. Ze komen niet zo vaak tussen omdat ze de agenda met al die interessante kennisdeling niet willen verstoren.

De rand van de community

Wees ervan bewust dat er rondom de community nog een aantal mensen de interactie en activiteiten van de kerngroep en de leden volgen. 

Dit gaat bijvoorbeeld over mensen die pas beginnen in het domein. Of mensen die nog wat op de loer liggen en de kat uit de boom kijken. Het gaat evengoed over de CoP Sponsor die benieuwd is naar de resultaten van de community, en andere nieuwsgierigen die zaken zien passeren of horen over de community.

Het kan ook zijn dat deze mensen heel gericht beroep doen op de kennis die in de community aanwezig is op een moment dat zij dit nodig hebben.

Belangrijk voor deze groep is dat de resultaten van de community zichtbaar blijven, en dat de communicatie zo helder mogelijk is.

Hoe passen Communities of Practice in een organisatie?

De meeste organisaties zijn nog vrij klassiek gestructureerd volgens “functionele” silo’s (HR, ICT, Boekhouding, Sales & Marketing…). Daarbinnen zien we vaak een verdere opsplitsing volgens specialisatie van de medewerkers. Mooi alles op zijn plaats, en een plaats voor alles. 

Desondanks hun populariteit blokkeren deze silo’s effectieve communicatie en kennisdeling tussen de teams. Dit leidt tot dubbel werk, tragere doorlooptijden, frustraties en het blokkeert organisaties om echt meer wendbaar te worden.

Organisaties starten daarom maar met het vormen van ‘cross-functionele’ of ‘multifunctionele’ teams. Letterlijk werken collega’s met verschillende achtergronden, specialisaties en rollen nu samen in deze teams rond een bepaalde opdracht. Dit stimuleert wel effectief teamwerk, maar nu verliezen de mensen de gedeelde interesse in hun expertisedomein en de kennisdeling daaromtrent. Dit resulteert in lager engagement en minder toekomstperspectief omtrent hun expertise binnen een organisatie.

CoPs bieden hier wel een antwoord op. Ze stimuleren cross-functionele, cross-team en cross-silo samenwerking om zo nieuwe zaken te leren, betere best-practices te delen, belangrijke struikelblokken en uitdagingen aan te pakken, enz. 

Kortom, een Community of Practice is een kern component voor kennisdeling die de silo’s in een organisatie doorbreekt. Het is in die zin een nieuwe organisatievorm die de organisatie voorbereid op de toekomst.

Communities houden zich niet vast aan hiërarchie en worden gevormd om de functionele silo’s in een organisatie te breken.

Bekijk in onderstaande video als voorbeeld hoe Spotify hun CoPs aanpakt. Daar noemen een CoP een “guild”.

Welke waarde levert een Community of Practice?

Communities of Practice helpen mensen groeien en bijleren

Het werken met CoPs is één van de beste opties die je als organisatie aan je mensen kunt aanbieden om in een veilige omgeving bij te leren en te groeien in een domein waar zij engagement en passie voor hebben.

Als mensen NIET de ondersteuning krijgen om bij te leren en te groeien, dan zien ze dit vaak als een afwijzing in wat zij als persoon aan de organisatie te bieden hebben. 

Als mensen zich niet ondersteund voelen op het werk, dan zijn ze minder gemotiveerd en op termijn ook niet langer geëngageerd. Bovendien is het ‘niet kunnen groeien’ ook dé reden bij uitstek om een andere werkgever te zoeken.

Help je mensen om hun skills te ontwikkelen en beter te worden in hun vakgebied. Dit is de kern in het behouden van toptalent in je organisatie. ‘Mastery’ staat bij medewerkers vaak heel hoog bij de intrinsieke motivatoren. Moving Motivators uit Management 3.0 is een toffe manier om samen met de medewerkers te ontdekken wat hen het meest intrinsiek motiveert, en wat het minst.

Communities of Practice zijn 10x effectiever dan klassieke trainingen

Wat CoPs speciaal maakt ten opzichte van andere leermodellen is dat ze gebouwd zijn rond de praktijk van wat de deelnemers vandaag reeds doen, en hoe ze dat in de toekomst beter willen doen.

Iedereen leert anders, maar veel mensen leren het best door zaken zelf uit te proberen en te ervaren. Je start met iets nieuws, je ervaart het zelf, deelt ervaringen met anderen, je reflecteert erop en je stuurt bij. 

Dit is exact hoe CoPs jou kunnen helpen om bij te leren en beter te worden in wat je doet. Dit is waarom een Community of Practice tot 10x meer effectief is dan een klassieke opleiding volgen.

Communities of Practice doorbreken de silo’s in een organisatie

Wanneer je in cross-functionele autonome teams werkt, is het gebrek aan communicatie en alignment tussen de teams en in de bredere organisatie één van de belangrijkste bezorgdheden. Het opzetten van CoPs helpt om deze obstakels weg te werken en samen waarde te creëren.

Communities of Practice helpen je voor te bereiden voor de toekomst

Veel bedrijven staan onder grote druk om nieuwe ideeën, producten en marketing concepten te bedenken. En om aan de veeleisende wensen van moderne klanten tegemoet te komen, begrijpen deze bedrijven ook dat innovatie een open en collaboratief proces is.

 De verschijning van online CoPs heeft bedrijven ertoe in staat gesteld om innovatieve ideeën te genereren door inzichten en feedback van klanten te integreren in hun product en marketing concepten. Zo zijn door bedrijven gesponsorde communities ontstaan. Deze stellen bedrijven in staat een betere klantrelatie op te bouwen, hun merk te versterken, loyaliteit bevorderen en zelfs enthousiasme onder klanten te stimuleren. Inspirerende voorbeelden hiervan zijn te vinden bij Oracle, Dell, Adobe, Nike 

CoPs zijn de snelste en meest effectieve manier om innovatie en kennisdeling te stimuleren in jouw organisatie. In een CoP wordt ook alle kennis van iedereen ingezet om de vaak grotere uitdagingen samen een antwoord te bieden. Op deze manier helpen CoPs je voor te bereiden voor de toekomst.

Communities of Practice verspreiden ‘Best Practices’ onder de collega’s

Best Practices in een organisatie opbouwen is niet evident vanwege een aantal redenen. Ten eerste is er een enorme afstand tussen hoe zaken eruit zien en de realiteit. Ten tweede is er een groot verschil tussen wat medewerkers denken wat ze doen, en wat ze echt doen.

Gezien mensen van verschillende kennisniveaus en vaardigheden samengebracht worden in een CoP, komen ze ook vaak met de beste ideeën om uitdagingen aan te pakken en betere Best Practices te ontwikkelen. Als dit dan ook nog in een veilige omgeving kan gebeuren waar men gemaakte fouten kan delen en kan discussiëren over hoe men echt werkt, dan genereren ze hierop inzichten hoe dit in de toekomst beter kan. En omdat ze samengebracht worden vanuit verschillende delen van de organisatie hebben ze ook nog een echte impact om de verandering effectief te laten gebeuren.

In Communities of Practice pak je samen problemen aan

Veel bedrijven hebben materie experts verspreid zitten over de volledige organisatie. Maar vaak staan deze experten onvoldoende met elkaar in verbinding om elkaar beter te maken en hebben ze niet de tools om hun bijdrage te leveren om samen problemen op te lossen.

Om dit op te lossen kan je in je organisatie meerdere CoPs oprichten rond een specifiek domein met als hoofddoel samen problemen op te lossen. Op deze manier connecteer je teams vanuit verschillende geografische locaties en delen van de organisatie samen rond hetzelfde doel. Dit resulteert in minder productie downtimes, efficiëntere probleemoplossing, het sneller oplossen van gelijkaardige problemen, enz.

Welke fasen doorloopt een Community of Practice?

CoPs verlopen organisch en zoals de meeste levende organismen hebben deze ook een levenscyclus. Deze cyclus start met een idee voor een nieuwe community en eindigt wanneer de community het doel heeft bereikt of deze niet langer voldoende waarde levert.

Onderstaande figuur toont de typische levenscyclus van een CoP.

• Initiëren: iemand beslist dat een CoP starten rond een bepaald domein een goed idee is en gaat ermee aan de slag
• Opstarten: het doel van de Community is helder, het lidmaatschap wordt uitgewerkt. Er wordt afgesproken hoe de de community zal werken en de eerste samenkomst vindt plaats en groeit de CoP ook in maturiteit.
• Uitvoeren: in deze operationele fase wordt volop kennis gedeeld, problemen opgelost, bijgeleerd, enz
• Afbouwen: de waarde van het lidmaatschap begint af te nemen omdat de belangrijkste problemen opgelost geraken, en nieuwe kennis ondertussen opgebouwd is
• Afsluiten: CoPs worden afgesloten wanneer het doel bereikt is, of er slechts weinig tot geen waarde meer geleverd wordt, of het afgesproken doel niet meer gediend wordt. Om de community formeel af te sluiten worden de leden hierover geconsulteerd en geïnformeerd. Belangrijk hierbij is dat de bijdrage van de leden erkend wordt.

Voor de CoP Coach: hoe start je nu met Communities of Practice in je organisatie?

In je organisatie heb je een aanpak nodig omtrent CoPs, en die bepaal je mee als CoP Coach. Deze aanpak kan je niet zomaar kopiëren omdat je organisatie een eigen cultuur en gewoonten heeft. Als je dit wel doet, dan zullen CoPs in jouw organisatie niet werken. Net zoals je het Spotify model met fancy tribes, squads, chapters en guilds ook niet kunt kopiëren, hoe goed het ook werkt bij Spotify zelf. Gebruik succesvolle implementaties eerder als inspiratiebron.

Het is een goed idee om te starten met een experiment. Laat je hierbij ondersteunen door een ervaren coach, en stuur onderweg bij.

1. Lanceer je eerste experiment in 4 stappen

Stap 1: Bepaal het doel

De eerste en meest belangrijke stap in het opzetten van een Community of Practice is het definiëren van het doel. Naast kennisdeling zetten bedrijven CoPs in om specifieke problemen op te lossen, Best Practices te ontwikkelen en te innoveren. 

Een manier om het doel te definiëren is in gesprek te gaan met potentiële leden van de community:

• Welke specifieke onderwerpen wil de community behandelen?
• Met welke uitdagingen die hieraan gerelateerd zijn, krijg je te maken?
• Zou je het interessant vinden om hierover in interactie te gaan met gelijkgestemden?
• Hoe relevant zijn deze onderwerpen voor de organisatie?
• Welk soort invloed kan de community hebben op de organisatie?

Des te concreter dit doel gezet wordt, des te beter dat mensen kunnen inschatten of het hen gaat vooruit helpen en zo kunnen ze beslissen om deel te nemen of niet.

Stap 2: Bepaal het lidmaatschap

Een community heeft uiteraard leden nodig. En het succes van de Community of Practice hangt in grote mate af van de passie, de goesting en de expertise van de leden. Wie zullen de leden zijn? Hoe zullen nieuwe leden geïntroduceerd worden?

Eerst maak je de keuze tussen een open of gesloten lidmaatschap. Bij een open lidmaatschap kan iedereen deelnemen die dat wil. Bij een gesloten lidmaatschap worden mensen geselecteerd of gaan ze door een goedkeuringsproces.

Indien je kiest voor een gesloten lidmaatschap, probeer dan zeker om:

• Het selectieproces of goedkeuringsproces van nieuwe leden transparant te doen
• De profilering van typische community leden te baseren op ervaring, interesse en niveau van “commitment” dat ze willen geven
• Het community team te vormen gebaseerd op de dynamiek die je wil installeren in het team en niet op de sterktes van de individuen.

Hoe dan ook dienen de leden van een Community of Practice zelf actieve beoefenaars te zijn die regelmatig willen samenkomen en hun ervaring delen. Ze dienen bereid te zijn om met hun expertise anderen in de community te ondersteunen.

Stap 3: Maak duidelijk hoe er zal gewerkt worden

Typisch maak je een one-pager die het startkader definieert voor de community, met daarop:

• Het doel: de gedeelde interesse waarop de community zal werken. 
• De waarden: geven aan wat de leden van de community belangrijk vinden en welk gedrag daar dan bij hoort. 
• De ambities: de concrete resultaten waartoe de deelnemers zich verbinden om op te leveren (zoals Best Practices, gedeeld begrip, verbeterde processen…)
• De cadans: hoe frequent en op welke manier zal de community interageren? 
• De rollen: wie is de CoP Sponsor, CoP Leider, CoP Coach en CoP Coördinator.
• De tooling: via welk platform zal de community kennis delen, bewaren, actueel houden? Op welke manier gaat de community een continue communicatie verzorgen tussen de leden?
• De evaluatiecriteria: de criteria waarop de community leden het succes van hun community zullen meten (bv de mate waarin leden deelnemen, gerealiseerde output, gebruik van tools, tevredenheid van de leden)
• De review datum: geeft aan wanneer de leden dit kader ten laatste zullen bijsturen.

Stap 4: Plan een eerste bijeenkomst en lanceer de community

Verzorg dit lanceringsevenement tot in de puntjes. Je krijgt maar 1 kans om een goede eerste indruk te maken.

Eventueel stuur je een Doodle uit naar de deelnemers om een datum te zoeken die zo optimaal mogelijk voor de meeste leden past. Bij voorkeur ontmoeten de leden elkaar fysiek. Online kan natuurlijk ook, maar een fysieke bijeenkomst geniet de voorkeur. Voorzie op de bijeenkomst ruim voldoende tijd om elkaar beter te leren kennen.

Op deze bijeenkomst stel je de elementen van de onepager voor. Maak hier geen saaie boel van, maar betrek iedereen hierbij volop in de interactie. Liberating Structures zullen je hierbij zeker helpen. 

Daarna laat je de deelnemers van de community de eerste concrete doelstellingen van de CoP samen bepalen en start je het experiment.

Zorg dat de deelnemers een super goed gevoel overhouden aan deze eerste bijeenkomst. Beknibbel niet op een lekker hapje en drankje: dat helpt altijd natuurlijk. Zorg voor een positieve vibe en probeer de deelnemers reeds van bij de eerste bijeenkomst de meerwaarde te laten ervaren van het lid zijn van deze community. Zorg ook dat de CoP Sponsor aanwezig is, en dat het potentieel van meerwaarde van deze community voor de organisatie ook meteen duidelijk wordt. En bovenal: keep it fun! Mensen komen graag naar iets dat leuk is.

2. Vervolgens laat je de Community of Practice groeien in maturiteit

Elke Community of Practice heeft in het begin ondersteuning en facilitatie hulp nodig. Verwacht niet dat de leden alles zelf gaan uitvinden.

Help de CoP Coördinator met het verzorgen van de locaties voor samenkomsten, het onderhouden van het communicatieplatform en zet deze op weg met het bieden van administratieve ondersteuning. 

Help de Community of Practice met het kiezen van een besluitvormingsproces dat past bij hun gewenste cultuur. Help het vertrouwen opbouwen tussen de leden, help een cultuur van openheid te creëren. Help hen om een veilige omgeving te vormen waarin ze elkaar feedback kunnen geven en elkaar kunnen uitdagen. Help hen conflicten oplossen.

Deze fase vraagt tijd, maar eens ze hier samen door zijn, kunnen ze ook meer “ownership” opnemen en kunnen ze samen mooie resultaten opleveren.

Gedurende deze maturiteitsfase hou je als CoP Coach de community draaiende door de leden te helpen steeds meer verantwoordelijkheden op te nemen en meer en meer zelfsturend te worden. Monitor ook de vooruitgang van de CoP door de gestelde doelen op te volgen. 

 Van zodra de CoP zichzelf in leven kan houden, kan deze ook het werk beginnen aligneren en integreren met de rest van de organisatie. Bekijk in welke mate dat zaken, die ontwikkeld zijn vanuit de CoP, ingang vinden in de rest van de organisatie.

Leer hieruit om bij te sturen voor de aanpak rond andere CoPs in de organisatie.

3. Van hieruit bepaal je de organisatie aanpak rond Communities of Practice

Vanuit het experiment met de eerste Community of Practice kan je de organisatie aanpak ontwikkelen met de volgende componenten:

• Drijfveer en context van de CoP-implementatie voor de organisatie
• Een policy rond CoPs met richtlijnen rond tijd en budget dat hiervoor wordt vrijgemaakt, gewenst gedrag, leiderschap ondersteuning, manier van beslissen, hoe implementeer je een CoP,…
• Een roll-out plan gebaseerd op: noden ontdekken, vormgeven, laten groeien in maturiteit en evolutie naar een CoP die zelfbedruipend is.
• Wanneer en hoe beëindig je de CoP
• Definitie van de rollen: CoP Sponsor, CoP Leider, CoP Coach, CoP Coördinator
• Overeenkomst over digitale platform dat je wilt gebruiken om CoPs te ondersteunen

Wanneer de aanpak voor CoPs duidelijk is, dan geef je een training omtrent wat CoPs zijn, en hoe de organisatie dit wil aanpakken.

Dan start je met de eerste CoPs die zich vormen. Blijf hieruit bijleren en stuur de aanpak onderweg bij.

Hoe een Community of Practice zichtbaar en waardevol maken?

Communities of Practice dienen zichtbaar te zijn en waarde te leveren

Als CoPs niet zorgvuldig begeleid worden, dan kan dit resulteren in virtuele, onzichtbare en zelforganiserende teams die niet gealigneerd zijn met de strategie van de organisatie. Maar mits de juiste ondersteuning kunnen CoPs resulteren in hoge performantie, hoge efficiëntie en alignering met de strategie en kunnen ze zelfs het persoonlijk engagement verhogen. 

De mensen die in CoPs werken:

• voelen zich meer geëngageerd
• zijn minder vaak afwezig 
• blijven ook langer bij de organisatie

De sleutel bestaat eruit om deze CoPs zichtbaar te maken. Maak hun bestaan, doel en ambities duidelijk, link dit met de organisatiedoelstellingen. Maak duidelijk hoe je aan een CoP kan deelnemen, wie erin zit in welke rol. Deel vanuit de CoPs resultaten op corporate social media platformen en geef de leden van de CoP de erkenning die ze verdienen.

Denk ook na met welke zaken je vanuit de CoP concreet meerwaarde kunt leveren naar de organisatie. Hoe meer tastbaar en concreet, des te beter! 

Voorbeelden hiervan zijn:

• informatie sneller toegankelijk krijgen
• kosten reduceren
• processen verbeteren
• betere methodologie introduceren
• een nieuw producten of diensten te bedenken

Communities of Practice hebben ondersteuning nodig om te overleven

Zonder ondersteuning overleeft geen enkele CoP ze hebben ondersteuning nodig op 3 vlakken: cultuur, leiderschap, mensen & middelen

Ondersteuning vanuit organisatiecultuur

Een ondersteunende organisatiecultuur en waarden zoals transparantie, openheid, moed (durven proberen en falen) zijn cruciaal voor het succes en de waardecreatie van CoPs. Zonder de wil om te delen, eigenaarschap te nemen en leerpunten te implementeren in de organisatie, kunnen CoPs geen enkele toegevoegde waarde leveren.

Ondersteuning vanuit leiderschap

Het succes van CoPs hangt ook veel af van de ondersteuning van hiërarchische leiders in de organisatie. Managers dienen te begrijpen dat duurzaamheid en het kunnen bijleren voor de mensen ook belangrijke motivatoren zijn, en dat het mogelijk dient te zijn voor mensen om daar tijd voor te maken. Mensen laten deelnemen aan CoPs op regelmatige basis is uitermate belangrijk. Je zou een richtlijn rond CoPs kunnen opmaken die managers verplicht om hun mensen enkele uren per week tijd te geven om deel te kunnen nemen.

Ook zijn er mensen, budget en middelen nodig 

Om een CoP op te zetten zijn budget, kantoorruimte en tools noodzakelijk. 

En zonder mensen is er natuurlijk geen community. Op zijn minst heeft elke community een CoP Leider en een CoP Coach nodig. Vaak wordt ook nog de rol van een CoP Coördinator ingevuld. Uiteraard hebben deze mensen nog andere zaken die ze opnemen in de organisatie, dus om hun rol in de community goed te kunnen opnemen, dienen ze hier een deeltje van hun tijd te worden voor vrijgemaakt. 

Ook is er een budget nodig om de CoP te vormen en een aantal activiteiten te organiseren zodat de mensen elkaar kunnen leren kennen. En budget om soms eens een expert in de materie uit te nodigen bijvoorbeeld, of om collaboratie tools te kunnen gebruiken, geschikte ruimtes te kunnen voorzien voor workshops en ontmoetingen, enz.

Budgetten zijn natuurlijk geen garantie op deelname en enthousiasme van de leden van de community. De kwaliteit van deelname is nog veel belangrijker.

Tips om van je Community of Practice een succes te maken

In onderstaande lijstje worden tips opgelijst van experten en vanuit succesvolle CoPs in organisaties. Kortom zaken die je kan uitproberen als experiment om van jouw Community of Practice een succes te maken, en zaken die je best vermijdt omdat de de goede werking van een CoP eerder in de weg staan.

Probeer…

• Probeer de community open te maken voor iedereen.
• Probeer een focuspunt te hebben voor elke community bijeenkomst.
• Probeer Sociocracy 3.0 patronen uit in de community: maak samen voorstellen, pas “consent” besluitvorming toe, kies bijvoorbeeld de CoP Leider met rol selectie, stel een domeinbeschrijving met evaluatiecriteria op van de CoP.
• Probeer te werken volgens het principe “good enough for now, safe enough to try’.
• Probeer om regelmatig retrospectives te houden. Vult de community de nood in? Wat moeten we veranderen om de community te bouwen die we willen zijn?
• Probeer voorstellen te maken met vrijwilligers.
• Probeer om in alle transparantie werken en te communiceren.
• Probeer om via verschillende interne social media kanalen te communiceren.
• Probeer elkaar regelmatig te zien (face-2-face of online) en combineer dit met bijvoorbeeld een Open Space.
• Probeer om de rol van CoP Leider te laten roteren volgens de interesse die er op dat moment is (maar ook niet te snel roteren).
• Probeer om de persoon die het meest intrinsiek gemotiveerd is rond het onderwerp voor een tijd de lead te laten nemen van de community.
• Probeer om het werk van de community zeer zichtbaar te maken in de organisatie
• Probeer verschillende types van sessies (lean coffee, open space, world café, fish bowl, pecha kucha nights, externe sprekers, …).
• Probeer een bepaald ritme voor de CoP. Het is beter om de momenten reeds in de agenda te blokkeren (bv elke week op een vast tijdstip) en te annuleren als er geen topics zijn, dan te wachten tot er topics zijn om een bijeenkomst te organiseren.
• Probeer om geduldig te zijn, de community zal traag groeien, niet snel.
• Probeer ervoor te zorgen dat actiepunten van de community opgenomen worden in de reguliere team backlogs & werk er samen aan met andere teamleden.
• Probeer om de leden van de CoP te laten roteren na een 3 tot 6 tal maanden. Zo krijgt iedereen de kans om deel te nemen en wordt de CoP niet te groot. Een extra voordeel is dat je elke 3 tot 6 maand nieuwe kennis binnen krijgt.
• Probeer experimenten te definiëren met akkoord over de lengte ervan en momenten om de resultaten te evalueren.
• Probeer om een grote community op te splitsen in kleinere CoPs met meer focus.

Vermijd …

• Vermijd om te “managen” (wie was aanwezig en wie niet, welke onderwerpen dienen behandeld te worden,…).
• Vermijd het toewijzen van mensen aan de community.
• Vermijd het versturen van uitnodigingen, werk eerder met een open uitnodiging.
• Vermijd verplichte aanwezigheid of lidmaatschap.
• Vermijd om de community als formeel element in de organisatie te positioneren.
• Vermijd om de community rond een rol op te zetten, want dan komen enkel deze mensen.
• Vermijd om verslaafd te raken aan schone cijfers of ‘vanity metrics’. Dit zijn metingen die je er goed doen uitzien bij anderen, maar je zelf niet echt vooruit helpen.
• Vermijd te denken dat iedereen gelijk moet participeren en betrokken zijn.
• Vermijd een beurtrolsysteem om de lead te nemen. Sommige mensen houden ervan om zaken te organiseren en andere niet.
• Vermijd om een community te laten bestaan zonder duidelijk doel (als het afgewerkt is, dan stopt de community).
• Vermijd het bouwen van een community (de community is reeds aanwezig, geef hen de ruimte).
• Vermijd een “big-bang” uitrol van CoPs in de organisatie. Start met enkele experimenten en leer eruit.
• Vermijd dat de CoP zelf een silo wordt. Blijf samenwerken met anderen.

Conclusie: Communities of Practice zijn de beste manier voor organisaties om mensen de kans te geven om bij te leren, silo’s te doorbreken en de organisatie voor te bereiden op de toekomst.

Moderne organisaties zetten in op CoPs om kennisdeling te faciliteren, Best Practices en innovatieve technieken binnen te brengen, vakmanschap te ontwikkelen onder de leden en nieuwe producten en diensten te bedenken.

Anders dan bij gewone teams en organisatieonderdelen worden CoPs gedreven door het aangeboren verlangen van de leden om bij te leren en hun skills verder te ontwikkelen. In veel gevallen bestaan ze reeds vanuit lunchpauzes of dagelijkse babbels aan het koffiemachine waar individuen hun verhalen en persoonlijke ervaring delen van hoe ze op het werk problemen aanpakken.

CoPs bieden immense voordelen aan organisaties. Alhoewel ze ondersteuning nodig hebben om echt succesvol te zijn. In de eerste plaats dient een CoP een duidelijk doel te definiëren, hun lidmaatschap te bepalen en de manier waarop de community zal werken.

Leiders in een organisatie hebben een kernrol in het management van CoPs. Hoewel budget niet altijd noodzakelijk is, kan het zeker helpen om de community de tools te bieden om kennisdeling te faciliteren. Ook dient de CoP te passen in de gewenste cultuur van de organisatie.

 Verder dienen leiders te stimuleren dat leden actief deelnemen in zowel online als face-to-face interacties.